Для каких целей используется внутренняя управленческая отчетность? Каков порядок составления отчетности и что в нее входит? Где найти образец заполнения формы управленческой отчетности?
Представим ситуацию. На одном предприятии финансовая служба составляет для руководства еженедельные управленческие отчёты, в которых есть всё: основные финансовые показатели, расходы компании, информация по отгрузкам и остаткам товара на складе, сведения о погашении кредитов и т.д.
В другой фирме финансовыми документами занимается молодой бухгалтер, как таковой управленческой отчётности никто не составляет. Так что директор даже не в курсе , куда уходят деньги и как обстоят дела с кредитными выплатами.
Как вы думаете, в какой компании руководство принимает более грамотные и эффективные решения? Конечно, в той, ответите вы, где налажено чёткое взаимодействие между исполнителями и руководством. Управленческая отчётность служит как раз таким связующим звеном .
О том, как составляется управленческая отчетность , и какие задачи решает, я, Денис Кудерин, эксперт по экономическим вопросам, расскажу в новой статье.
Располагайтесь поудобнее и читайте до конца – в финале вас ждёт обзор компаний, которые помогут организовать управленческий учёт на вашем предприятии, плюс советы, как отличить профессиональных исполнителей от любителей.
1. Что такое управленческая отчетность и для чего она используется
Управление предприятием – непрерывный процесс, суть которого – влияние на объект с целью его стабилизации, контроля либо изменения в соответствии с задачами бизнеса. Ещё одна функция управления – рациональное использования рабочей силы и ресурсов компании для повышения прибыльности.
Чтобы поддерживать бизнес в эффективном и конкурентоспособном состоянии, руководители обязаны всё время принимать определённые решения . Эти решения основываются на актуальной информации о делах предприятия. Именно такую информацию предоставляет руководству управленческая отчётность (УО).
– инструмент внутреннего контроля компании и способ оценить её экономические перспективы.
В отличие от бухгалтерской отчётности, составлять управленческую отчётность никто не обязывает . Но она нужна руководителям, чтобы эффективно управлять бизнесом. УО содержит сведения обо всех структурных подразделениях предприятия.
Можно возразить, что грамотный руководитель способен оценить экономические показатели, основываясь на бухгалтерском учёте. Отчасти это так, но бухгалтерия не раскрывает все нюансы работы предприятия.
Из бухгалтерских отчётов сложно понять, какая продукция пользуется повышенным спросом , а какая – наоборот. показывает более наглядную картину.
Пример
Компания «Сибирские полуфабрикаты» расширила в прошлом году ассортимент продукции. С помощью управленческой отчётности, которую предложил ввести на предприятии исполнительный директор, руководство выяснило, что наибольшим спросом пользуются продукты «Пельмени семейные » и «Колбаса деревенская ». Решили увеличить выпуск этих позиций.
Ещё УО показала, что приобретать упаковочные материалы у поставщиков менее выгодно, чем изготавливать их самостоятельно. Директор принял решение открыть новый цех по производству собственной упаковки.
Отчётность нужна экономным, дальновидным и рачительным хозяевам, которые хотят получать прибыль не только за счёт увеличения объёмов производства, но и за счёт повышения производительности труда, а также снижения ненужных трат. Это составная часть грамотного .
Кто является заказчиком управленческой отчётности? ТОП-менеджеры и линейные руководители – директора по производству, финансовые директора, руководители отдела продаж и т.д.
Для составления документа используют различные формы, чаще – таблицы, графики, диаграммы.
Информация должна быть:
- достоверной – отражать реальные процессы без всяких приписок и подтасовок;
- адресной – адресованной конкретным пользователям, например, генеральному директору;
- конфиденциальной – посторонним лицам незачем знать о внутренних делах компании;
- оперативной – готовой к использованию в нужный момент и содержащей актуальные данные;
- полезной для принятия управленческих решений.
Где брать данные для отчётности? Из учётных программ, финансовых документов, бухгалтерских отчётов. Для начала, конечно, нужно наладить функциональную систему передачи информации на предприятии.
Например, расходный материал ушёл в производство со склада – ответственные лица (кладовщик и начальник цеха) обязательно фиксируют это дело документально .
На большом предприятии трудно будет охватить все аспекты производства, поэтому ответственные за составление УО должны действовать по заранее разработанному плану.
- «Товарищ Новосельцев , это Ваш отчёт? Делом надо заниматься серьёзно или не заниматься вообще. Статистика – это наука, она не терпит приблизительности. Как вы можете пользоваться непроверенными данными. Возьмите и переделайте!»
Из к/ф «Служебный роман»
Новосельцев с отчетом - кадр из к/ф Служебный роман
Теперь перечислю основные задачи УО:
- предоставление руководству достоверных и свежих данных относительно финансовой и производственной деятельности компании;
- прогноз и анализ работы предприятия и его филиалов;
- повышение финансовой дисциплины;
- снижение производственных затрат;
- увеличение прибыли в результате принятия экономически целесообразных решений.
УО не нужно направлять в ФНС или куда-либо ещё. Это документ для внутренних нужд . Он позволяет руководителям или собственникам быть в курсе объективной ситуации на предприятии. В документе отражены основные процессы, которые происходят или происходили внутри компании в отчётном периоде.
2. Что включает в себя управленческая отчетность – обзор основных моментов
Теперь о том, что входит в УО. В отличие от финансового и налогового учётов, строго регламентированных законодательством, управленческая отчётность составляется в свободной форме и соответствует потребностям менеджмента конкретной компании, отвечает задачам .
По этой причине есть множество вариантов таких документов. Однако есть моменты, которые стоит включать в отчёт в обязательном порядке, чтобы руководство смогло проанализировать текущую экономическую ситуацию в компании и объективно оценить перспективы.
Момент 1. Отчеты об операционной деятельности
Операционная деятельность – это основная работа компании, направленная на извлечение прибыли. Сюда входит производство продукции, оказание услуг и любая другая профильная деятельность, за счёт которой предприятие зарабатывает деньги.
В такой отчёт входят следующие данные:
- о производстве товаров;
- о приобретении товарно-материальных ценностей;
- о закупке сырья, расходных материалов и комплектующих;
- о запасах готовой продукции на складах;
- о движении денежных средств;
- о дебиторской задолженности.
УО об операционной деятельности – это документ, в котором отражается текущее состояние дел.
Момент 2. Отчеты об инвестиционной деятельности
Инвестирование – часть финансовой деятельности компании. Даже небольшое предприятие вкладывает средства в развитие и расширение производства.
В УО об инвестициях отражаются следующие параметры:
- движение основных средств;
- движение нематериальных активов компании;
- долгосрочные денежные вклады;
- планируемые капитальные инвестиции;
- данные о выполнении инвестиционных проектов.
Момент 3. Отчеты о финансовой деятельности
Финансовая деятельность – это краткосрочные вложения, привлечение заемного и акционерного капитала , кредитование и управление наличными (касса предприятия). Все эти аспекты отражаются в финансовом УО.
Момент 4. Отчеты о продажах или оказанных услугах
Отчет о продажах составляет служба сбыта предприятия для начальника отдела продаж, коммерческого и генерального директоров. Из него видно, в каком количестве реализована продукция и по каким ценам.
Иногда включают дополнительные пункты – динамику отгрузки, сведения о запасах на складах, затраты на реализацию, сведения о дебиторской задолженности.
Момент 5. Отчеты о закупках
В отчет о закупках входят сведения о закупках сырья, расходных материалов, оборудования, инструментов и прочих производственных активов. Отдельный документ такого плана нужен на крупных производственных объектах, где используются для работы разнообразные материальные ценности.
Для наглядности оформим базовые виды УО в таблицу:
3. Порядок составления управленческой отчетности – 6 основных этапов
Управленческую отчётность составляют разными способами . Несколько лет назад я работал в компании, где в составлении отчётных документов участвовал целый штат бухгалтеров и финансовых специалистов.
Отчёт был детальный и подробный , что позволяло руководству проводить всестороннюю аналитику и вовремя корректировать работу предприятия, если это было необходимо.
В другой компании, где мне тоже доводилось трудиться, отчётом занимался один бухгалтер на базе 1С, при этом все данные он заносил в программу вручную. Толку от такого отчёта было немного .
Чтобы составить грамотный и полезный отчёт, пользуйтесь готовым алгоритмом. Схема не претендует на истину в последней инстанции – формируя собственный отчёт, учитывайте специфику предприятия и его масштаб.
Этап 1. Постановка целей и задач
Сначала нам нужно ясное понимание задач, которые нужно решать с помощью управленческой отчётности. Генеральному директору компании полезно иметь нужную информацию хотя бы каждую неделю . А если на предприятии – время перемен и внедрения новых технологий и методов, то и чаще.
Цели в каждом случае индивидуальны: контроль доходов-расходов, анализ себестоимости продукции, оценка эффективности подразделений, отслеживание динамики дебиторских и кредиторских долгов.
Важна и форма предоставления УО руководству. Удобнее пользоваться таблицами и графиками чем текстовыми файлами. Чем детальнее документы, тем лучше .
Но помните – нельзя объять необъятное. Нужно уметь структурировать информацию по группам доходов и расходов, по типам клиентов, по отделам, подводить промежуточные итоги.
Периодичность предоставления отчёта регламентирует само руководство. Если директору нужно, чтобы отчёт составлялся еженедельно, его будут составлять еженедельно. Аналогично обстоят дела с детализацией.
Этап 2. Определение круга должностных лиц, которым необходима управленческая отчетность
Это необходимый этап для эффективной организации процесса подготовки УО. Определяется кому конкретно и какая именно отчетность предоставляется.
Важно также не забывать и об ответственных за подготовку отчетности . Часто ответственными назначают руководителей или ведущих специалистов соответствующих подразделений. Они отвечают и за содержание отчётов, и за сроки их составления и предоставления.
В крупных компаниях также организуют специальные подразделения по подготовке управленческой отчетности.
Этап 3. Определение информации, которая должна быть представлена в управленческой отчетности
Какая именно информация будет содержаться в отчёте, зависит от целей составления этого документа. Как правило, туда входят наиболее существенные данные, отражающие реальную экономическую и финансовую ситуацию на предприятии.
Будет хорошо, если будет учитываться логическая взаимосвязь показателей для удобства процесса анализа УО и выводов. Иногда управленцы просят тех кто формирует отчеты сразу сформулировать ключевые выводы .
Этап 4. Определение возможности использования информации, формируемой в системах учета
Оцените, какая необходимая нам информация для управленческих целей уже содержится в информационный системах учета компании. Речь идет о бухгалтерской , финансовой , налоговой и других системах учета, которые уже налажены и успешно функционируют на предприятии.
Если это так, то можно и нужно попытаться её использовать, что может существенно облегчить задачу и избавить от «двойной работы» .
Отчетность должна быть регулярной, наглядной и структурированной
Этап 5. Разработка регламентов для управленческой отчетности
Обязательно нужен регламент составления отчётов – кто, в какой форме и в какие сроки будет их предоставлять. Зафиксируйте эти договоренности документально.
Пусть каждый руководитель ЦФО (центра финансовой ответственности) следит за исполнением процесса.
Этап 6. Разработка средств для сбора, формирования и обработки информации управленческой отчетности
Поручите специалистам-айтишникам разработать программы (или шаблоны файлов), в которых ответственные лица будут формировать отчётность.
Но не забывайте о главных принципах:
- затраты на автоматизацию должны окупиться выгодой от её использования;
- плохая программа – хуже, чем вдумчиво разработанная система таблиц в Excel.
Если своих спецов IT в компании нет, воспользуйтесь помощью сторонних фирм. О них есть информация в следующем разделе.
- Людмила Прокофьевна , вы оказались удивительно прозорливы. Вы просто вдаль смотрите! Я сейчас работаю над своим отчётом, и он прямо на глазах становится лучше, лучше!
Рада за Вас, товарищ Новосельцев…
Из к/ф «Служебный роман»
4. Помощь в подготовке управленческой отчетности – обзор ТОП-3 компаний по предоставлению услуг
Вы хотите внедрить на своём предприятии систему управленческой отчётности, но понятия не имеете с чего начинать? Хотите поручить эту задачу профессиональным исполнителям?
Экспертный обзор поможет вам выбрать надёжных партнёров , которые разработают, внедрят и запустят эффективный УО в вашей компании.
Многопрофильная компания, более 20 лет работающая на рынке консалтинговых услуг. В сферу интересов фирмы входит: управленческий и налоговый консалтинг, постановка и автоматизация учёта, разработка систем бюджетирования и многие другие актуальные услуги для бизнеса.
Специалисты разработают в компании заказчика эффективный управленческий учёт на базе программных продуктов 1С . Клиент получает: отладку бизнес-процессов, консультационную поддержку на всех этапах внедрения управленческой отчётности, современную автоматизированную систему управления предприятием.
Опытная команда практиков, имеющих обширный опыт построения и отладки систем управленческого учёта и бюджетирования. Профессионалы наладят учёт с нуля для предприятий малого и среднего бизнеса, усовершенствуют систему финансового и управленческого контроля на крупных предприятиях.
При необходимости специалисты компании «Учет Четко» обучат ваших сотрудников основам работы с автоматизированными системами, организуют работу с документами, оптимизируют расходы предприятия, разработают уникальные программы для индивидуального пользования.
3) GBCS
Консалтинговая компания GBCS – это 28 квалифицированных экспертов в области автоматизации управленческого учёта. Специалисты создадут эффективную систему учёта, наладят бюджетирование на объекте клиента, улучшат финансовую ситуацию на производстве, сократят расходы.
Не тратьте время на самостоятельную разработку управленческого учёта – доверьтесь тем, кто знает, как это сделать быстро и профессионально. На счету компании – более 50 готовых проектов . Разработки от GBCS уже помогли клиентам заработать более 60 000 000 рублей чистой прибыли.
5. Как выбрать компанию по подготовке управленческой отчетности – 3 признака того, что вы сотрудничаете с профессионалами
Выбрать действительно компетентных исполнителей всегда непросто.
Что такое управленческая отчетность? Говоря простым языком, управленческая отчетность - информация, которую используют руководители, а чтоб использовать, у кого-нибудь ее спрашивают. Например, спросить управленческую отчетность можно у бухгалтера. Или сами смотрят в банковских выписках и в бухгалтерской программе. А затем, бывает, переписывают управленческую отчетность в свою записную книжку и пересчитывают на калькуляторе.
Сначала такой набор информации (будущая управленческая отчетность), то есть управленческой отчетности, появляется стихийно: понадобилось - спросил. Потом руководитель догадывается, что надо сделать фиксированную форму для отчетности, которую спрашивать в заполненном виде с определенной периодичностью. Потом одной формы становится недостаточно, появляется несколько, и заполняют их разные люди. Потом руководитель начинает «блуждать» в тридцати разных таблицах, где одни и те же данные, например, о продажах по регионам, написаны в разном порядке и почему-то имеют разные значения, швыряет все в корзину, и зовет бухгалтера: «сделай мне одну форму, но чтоб было понятно!» И начинается сказочка про создание управленческой отчетности сначала.
Как сделать, чтобы внутренняя управленческая отчетность была удобной, актуальной и достоверной? Только не думайте, что это легко. Разработка управленческой отчетности - это организаторская, а не экономическая, задача, и она требует системного подхода.
Управленческая отчетность по шагам
Для того, чтобы грамотно составить управленческую отчетность, сделать нужно вот что.
1. Составить список людей, которым нужно пользоваться управленческой отчетностью.
Например: генеральный директор, коммерческий директор, менеджеры по продажам, начальник ОМТС - всем им когда-то понадобиться управленческая отчетность.
2. Собрать существующую управленческую отчетность в том виде, в каком она есть. Если для управленческих целей используется бухгалтерская отчетность (директор как умеет разбирается в оборотке), включить в комплект и ее.
В качестве примеров различный отчетностей, возьмем: отчет о продажах по филиалам, анализ счета 10 по субконто, отчет по текущим платежам (составляет экономист в Excel), отчет по дебиторской задолженности (делает зам. главного бухгалтера) и т.д.
3. Составить матрицу для управленческой отчетности: пользователи отчетов / виды отчетов, на пересечении вписать, что именно каждый пользователь смотрит в отчете (буквально куда он смотрит, в какую ячейку, на какой итог - чтобы обнаружить бесполезную информацию или информацию в неудобном виде, когда пользователь отчета еще что-то пересчитывает на калькуляторе). Нужно также собрать «хотелки» нашей отчетности: задать вопросы и записать, чего людям не хватает в существующей отчетности. Если на предприятии есть показатели, которые используются как целевые и контрольные, т.е. по которым оцениваются сотрудники и по которым собственник контролирует генерального директора, то надо обязательно включить их в таблицу в ячейки тех отчетов, из которых берутся их значения. Этот пункт является важным при составлении управленческой отчетности.
Например:
На этом этапе вы получаете картину «как есть», из нее надо вытащить все рациональное, чтобы в новой управленческой отчетности все, что ранее использовалось, было.
4. Составить управленческий классификатор доходов и расходов (БДР), движения денежных средств (БДДС), бюджета инвестиций и статей для учета оборотов между статьями баланса. Образец классификатора можно взять здесь.
5. Далее, для создания управленческой отчетности необходимо принять решение, какие еще аналитические справочники нужны для составления управленческой отчетности. Например, глядя на таблицу выше, можно сразу сказать, что разработки отчетности понадобятся справочники подразделений (филиалов), регионов, номенклатурных групп, менеджеров по продажам, а возможно, еще статей затрат и контрагентов. Для денежных отчетов (денежных управленческих отчетностей) обычно нужна аналитика по местам хранения денежных средств: расчетные счета, кассы, подотчетники. Эти справочники нужно либо взять из имеющихся баз данных (например, справочник контрагентов можно взять из бухгалтерской базы данных), либо составить самим и согласовать со всеми, кто пользуется отчетностью в разрезе такого справочника. При составлении управленческой отчетности рекомендуется также обратить внимание на этот пункт.
6. Далее, для создания управленческой отчетности нужно сделать основные формы отчетности: БДР, БДДС, Баланс. Убедиться, что в отчетность попала та информация, которой руководители пользовались раньше. Составить эти формы на реальных данных. Если формы управленческой отчетности делаются в Excel, то сразу в эту форму включить нужную аналитику, например, по статьей оборотов вывести регионы или номенклатурные группы, а колонки сделать по месяцам. Если формы управленческой отчетности делаются в программе «Бизнес-планирование», то достаточно заполнить справочник «Формы бюджетов» и проверить, что в отчет выводится расшифровка по всей нужной аналитике. Примеры отчетов (управленческую отчетность) можно посмотреть здесь.
7. Сделать остальные формы управленческой отчетности на базе статей оборотов, аналитических справочников. В первую, для создания управленческой отчетности, очередь сделать формы, аналогичные тем, что уже используются на предприятии. Затем посмотреть материалы похожих предприятий, посмотреть собранные «хотелки» пользователей и предложить дополнительные формы управленческой отчетности.
8. Добавить в созданные отчеты формулы и вычисляемые значения. На этом шаге наша управленческая отчетность уже начинает обретать надлежащий вид для управленческой отчетности.
9. Сформировать (или заполнить) формы управленческой отчетности реальными данными за один и тот же месяц. Согласовать получившиеся заполненные формы с исполнителями, которые ранее составляли управленческую отчетность.
10. Согласовать заполненную отчетность с пользователями по списку из п.1. Процесс может оказаться итеративным, т.е. управленческую отчетность нужно будет доделывать по замечаниям.
Управленческая отчетность, что на выходе?
Вы удивитесь, как быстро люди привыкают к удобным формам, уже через неделю никто не помнит, как было раньше. Но это если они получились удобные. Если по-прежнему руководитель что-то пересчитывает в записной книжке, или звонит и спрашивает, что означает какая-то строка, или сравнивает дублирующуюся информацию из разных таблиц - работайте дальше, система управленческой отчетности пока не получилась.
Таким образом, управленческая отчетность составляется поэтапно. Важно, при составлении управленческой отчетности, на каждом этапе следить за правильностью заполнения отчетности. При тщательном выполнении всех «заданий», управленческая отчетность будет составлена грамотно.
Все предприятия по закону обязаны вести бухгалтерский учет и составлять отчетность. Однако стандартная бухгалтерская отчетность не содержит всю информацию, необходимую для эффективного управления бизнесом. Поэтому на большинстве предприятий, кроме бухгалтерской, составляется и управленческая отчетность. Рассмотрим, как производится подготовка управленческой отчетности и ее анализ.
Принципы, на которых основано формирование управленческой отчетности
Главным отличием управленческой отчетности от бухгалтерской является ее ориентированность на потребности внутренних пользователей. Подготовка управленческой отчетности неразрывно связана с процессом бюджетирования. По сути это – один и тот же процесс, и внутренняя управленческая отчетность используется для целей, в первую очередь связанных с контролем за исполнением бюджетов.
Основы бюджетирования и управленческой отчетности базируются на следующих принципах:
- Своевременность – вся информация должна быть собрана и предоставлена в установленные сроки, необходимые для обеспечения эффективного управления.
- Достаточность – информация должна быть полной, но не избыточной.
- Объективность – данные должны соответствовать реальному состоянию предприятия.
- Сопоставимость – возможность объективного сравнения плановых цифр с фактическими, а также показателей за разные отчетные периоды.
- Конфиденциальность – информация должна предоставляться пользователям в соответствии с их служебными обязанностями.
- Экономическая целесообразность – затраты на сбор и обработку информации не должны превышать экономических выгод от ее использования.
Анализ управленческой отчетности проводится по тем же принципам, что используются и для бухгалтерской отчетности. Анализируется структура баланса, состав затрат, производится сравнение с планом и с предыдущими периодами, определяются различные относительные показатели - рентабельность, ликвидность и т.п.
Существенным отличием здесь является периодичность. Бухгалтерская отчетность составляется и анализируется ежеквартально, управленческая – гораздо чаще. Как правило, основные управленческие отчеты составляются ежемесячно. Но по ряду показателей (например, объемы выпуска, продаж, поступление денег) информация может предоставляться еще чаще – подекадно, еженедельно и даже ежедневно.
Следовательно, возможностей для оперативного анализа в данном случае намного больше. Это позволяет руководству компании «в режиме реального времени» реагировать на изменяющуюся ситуацию на рынке.
Формы управленческой отчетности
Составление управленческой отчетности должно обеспечить ее пользователей полноценной информацией обо всех аспектах деятельности предприятия. С этой целью в состав управленческой отчетности включаются следующие основные формы:
- Управленческий баланс. В целом он, как правило, повторяет структуру бухгалтерского. Отличия могут быть в оценке стоимости отдельных групп активов или пассивов. Например, для управленческого учета могут применяться другие методы начисления амортизации, в этом случае будет отличаться стоимость основных средств и нематериальных активов.
- Отчет о финансовых результатах. Форма отчета здесь тоже обычно напоминает бухгалтерский аналог. Однако сами показатели могут существенно отличаться, т.к. распределение доходов и расходов по статьям в управленческом учете может не соответствовать принципам, принятым в бухгалтерии.
- Отчет о движении денежных средств. Эта форма отвечает на излюбленный вопрос многих руководителей: «Почему прибыль по отчету есть, а денег на счете нет?». Данный отчет показывает структуру притока и оттока денежных средств. Обычно денежные потоки рассматривают отдельно по основной, инвестиционной и финансовой деятельности.
Таким образом, отчет становится «объемным», результаты деятельности предприятия рассматриваются с разных сторон, за каждую из которых «отвечает» отдельная форма управленческой отчетности. Образец заполнения отчетов о финансовых результатах и о движении денежных средств приведен ниже.
Выверенная бухгалтерская отчетность, выполненная через несколько месяцев после окончания текущего периода хороший инструмент для банков, налоговых органов или для сравнения с плановыми показателями. Но для оперативного менеджмента гораздо важнее создавать отчеты, в которых будет содержаться текущая информация с оговоркой на возможную погрешность. Управленческая отчетность дает возможность финансовому директору держать руку на пульсе, принимать ежедневные решения и отслеживать тенденции развития.
Основы и состав управленческой отчетности
Для каждой отрасли будет своя специфика составления и анализа управленческой отчетности. Также форма управленческой отчетности напрямую связана с пожеланиями руководителей и владельцев бизнеса.
По общепринятым нормам за базовый всегда берется общепринятый состав отчетности, в который включают:
- управленческий баланс;
- отчет о движении денежных средств;
- отчет о прибылях и убытках.
Индивидуально для каждой компании утверждается периодичность (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т.д.) и детализация (глубина аналитики и расшифровки показателей).
В широком смысле, управленческая отчетность (УО) – это данные, подготовленные по окончании хозяйственного или бюджетного периода. В узком УО – это любой документ или справка, подготовленная финансовым подразделением по требованию топ-менеджеров или согласно финансовому регламенту.
Важно! Основные принципы, которым должна удовлетворять управленческая отчетность: достоверность, оперативность, простота восприятия для всех пользователей.
- Разработка форм управленческой отчетности должна проводиться индивидуально для каждого предприятия. Помимо желаний руководителя, на структуру учета влияет:
- отрасль;
- размер компании, наличие дивизионов, дочерних предприятий, подразделений;
- вид деятельности и многие другие факторы.
Формы управленческой отчетности
В крупных холдингах, где существует надежное финансовое звено, состав и сроки сдачи отчетности подчинены строгому регламенту, который утверждается на самом высоком уровне.
Финансовый год может начинаться в любой месяц года, а отчетные периоды дробиться до одних суток.
Рассмотрим пример. Пусть компания «Х» производит сервисное обслуживание цифровой техники, сотрудничает с десятком производителей и работает по всему Южному Федеральному округу. Для подобных крупных компаний целесообразно использовать следующую группу отчетов:
- Управленческий баланс (Форма 1).
- Управленческий отчет (УО) о прибылях и убытках (Форма 2).
- УО о реализации по направлениям (Форма 3).
- УО о движении денежных средств (Форма 4).
- УО об операционных расходах фирмы (Форма 5).
- УО о производственных расходах (Форма 5.1).
- УО о внереализационных доходах и расходах (Форма 6).
В компаниях малого и среднего размера, финансовый отдел должен особенно внимательно подходить к принципу доступности управленческой отчетности для понимания руководителем, который может и не владеть специфической профессиональной терминологией.
В таких предприятиях целесообразно использовать три базовых формы УО, а ежедневные отчеты могут быть разработаны самостоятельно в зависимости от потребностей конечных пользователей этих документов.
Факт! Отчетность для внутреннего использования должна быть выверена до мельчайших деталей и содержать только информативные показатели и статьи, которые будут реально использованы для оценки состояния финансовых дел и планирования.
Анализ управленческой отчетности
Кроме составления важно правильно интерпретировать полученные показатели и данные. Для наглядности помимо электронных таблиц лучше использовать диаграммы и короткие текстовые описания. Также кроме абсолютных значений рассматривать относительные, например, структуру выручки по видам товаров и филиалам. Полезно сравнивать показатели текущего периода с аналогичными за прошлые годы и т.д.
Анализ управленческой отчетности проводится аналогично с прочими видами финансового учета. Его целью является оценить эффективность деятельности предприятия за отчетный период.
Аналитическая работа проводится в основном для оценки:
- расчета величины операционной, чистой и других видов прибыли;
- соотношение собственного и заемного капитала, а также возможность оплачивать взятые на себя обязательства.
Следует использовать группы финансовых показателей ликвидности, деловой активности, платежеспособности, рыночной активности и структуры капитала.
Данные группы разработаны исходя из основных потребностей менеджмента и могут быть использованы как вместе, так и по отдельности.
Важная информация! Стоит внимательно относиться к показателям, которые будут использованы для принятия стратегических решений, если в ходе их вычисления были использованы неточные данные или допущены грубые методологические ошибки. Это может стать причиной серьезных управленческих ошибок и больших финансовых трудностей.
Еще одним важным пунктом в реализации финансовой политики является понимание фундаментальных различий между российскими и международными стандартами финансовой отчетности. Так, ряд понятий, переводимые на русский язык, могут интерпретироваться по-разному (пример – под денежными ресурсами в России принято понимать деньги в кассе и на банковских счетах, а по МСФО к ним также относятся все высоколиквидные активы, которые быстро могут быть превращены в валюту). Еще одно глобальное отличие связано со способами учета, в России иногда используют метод начисления, в то время как по МСФО принимается только кассовый метод.
Системы Excel-таблиц
с удобной аналитикой
Постановка начального (управленческого) учета - это создание инструментов для получения информации о фактическом состоянии дел в бизнесе. Чаще всего это система таблиц и отчетов на их основе в Excel. Они отражают удобную ежедневную аналитику о реальных прибылях и убытках, движении денег, задолженности по зарплате, расчетах с поставщиками или покупателями, себестоимости и др. Опыт показывает, что предприятию малого бизнеса достаточно системы из 4-6 простых для заполнения таблиц.
Как это работает
Специалисты компании «Мой финансовый директор» вникают в детали вашего бизнеса и формируют оптимальную систему управленческого учета, отчетности, планирования, экономических расчетов на основе наиболее доступных программ (обычно Excel и 1С).
Сама работа состоит из внесения исходных данных в таблицы и занимает не более 1-2 часов в день. Для ее выполнения достаточно 1-2 уже имеющихся у вас штатных специалистов не имеющих бухгалтерских навыков.
Систему таблиц можно организовать с разделением доступа к информации. Общую картину и секретную часть данных будет видеть только директор (владелец) бизнеса, а исполнители - каждый свою часть.
Получаемые в результате автоматические отчеты дают картинку с нужной степенью детализации: себестоимость и рентабельность раздельно по товарным линейкам, своды затрат по группам расходов, отчет о прибылях и убытках, о движении денежных средств, управленческий баланс и др. Вы принимаете решения на основе обоснованной, точной и оперативной управленческой информации.
В разделе "Вопрос-ответ" Вы найдете примеры плана движения денежных средств и системы учета движения денежных средств с сопутствующими отчетами.
ВАЖНО! Вы получаете услуги на уровне опытного финансового директора по ставке обычного экономиста.
Обучение или ведение
Мы обязательно обучаем ваших сотрудников самостоятельной работе с таблицами. Если у вас некому поручить эту работу, мы готовы вести ваш учет в режиме аутсорсинга. Это в 2-3 раза дешевле, чем нанять и содержать отдельного человека.
Гарантийная поддержка и сопровождение 24/7
На выполненную работу распространяется гарантия. Система начального учета поддерживается в рабочем состоянии до тех пор, пока вы ей пользуетесь. При желании вы получаете все необходимые консультации и разъяснения.
Если вы захотите что-то изменить или добавить, специалисты сделают необходимые доработки независимо от давности оказания услуги. Обращайтесь, служба поддержки работает в режиме 24/7.
С чего начать
Позвоните +7 950 222 29 59
, чтобы задать любые вопросы и получить дополнительную информацию.
Скачать анализы и отчеты в формате Excel
Архив файлов примеров к статьям сайта по выполнению различных задач в Excel: анализы, отчеты, бланки документов, таблицы с формулами и вычислениями, графики и диаграммы.
Скачать примеры анализов и отчетов
Шаблон телефонного справочника.
Интерактивный шаблон справочника контактов для бизнеса. Удобное управление большой базой контактов.
Складской учет в Excel скачать бесплатно.
Программа для складского учета создана исключительно с помощью функций и стандартных инструментов. Без использования макросов и программирования.
Формула рентабельности собственного капитала «ROE».
Формула, которая отображает Экономический смысл финансового показателя «ROE».
Управленческий учет на предприятии — примеры таблицы Excel
Эффективный инструмент для оценки инвестиционной привлекательности предприятия.
График спроса и предложения.
График, который отображает зависимость между двумя главными финансовыми величинами: спрос и предложения. А так же формулы для поиска эластичности спроса и предложения.
Полный инвестиционный проект.
Готовый детальный анализ инвестиционного проекта, в который включены все аспекты: финансовая модель, расчет экономической эффективности, сроки окупаемости, рентабельность инвестиций, моделирование рисков.
Сокращенный инвестиционный проект.
Базовый инвестиционный проект, в который включены только основные показатели для анализа: сроки окупаемости, рентабельность инвестиций, риски.
Анализ инвестиционного проекта.
Полноценный расчет и анализ доходности инвестиционного проекта с возможностью моделирования рисков.
График формулы Гордона.
Построение графика с экспоненциальной линией тренда по модели Гордона для анализа доходности инвестиций от дивидендов.
График модели Бертрана.
Готовое решение построение графика модели Бертрана, по которому можно анализировать зависимость спроса и предложения в условиях демпинга цен на дуопольных рынках.
Алгоритм расшифровки ИНН.
Формула для расшифровки Индикационного налогового номера для: России, Украины и Беларуси.
Поддерживаются все виды ИНН (10-ти и 12-ти значные номера) физических и юридических лиц, а также личный номер.
Факторный анализ отклонений.
Факторный анализ отклонений в маржинальном доходе предприятия с учетом показателей: материальные затраты, выручка, маржинальный доход, цена-фактор.
Табель учета рабочего времени.
Скачать табель учета рабочего времени в Excel с формулами для автозаполнения таблицы + ведение справочников для удобства работы.
Прогноз по продажам с учетом сезонности.
Составленный готовый прогноз по продажам на следующий год на основе показателей продаж предыдущего года с учетом сезонности. Графики прогноза и сезонности — прилагаются.
Прогноз показателей деятельности предприятия.
Бланк прогноза деятельности предприятия с формулами и показателями: выручка, материальные затраты, маржинальный доход, накладные расходы, прибыль, рентабельность продаж (ROS) %.
Баланс рабочего времени.
Отчет по планированию рабочего времени работников предприятия по таким временным показателям как: «календарное время», «табельное», «максимально возможное», «явочное», «фактическое».
Чувствительности инвестиционного проекта.
Анализ динамики изменений результатов в соотношении с изменениями ключевых параметров является чувствительностью инвестиционного проекта.
Расчет точки безубыточности магазина.
Практический пример вычисления сроков выхода на безубыточности магазина или других видов розничной точки.
Таблица для проведения финансового анализа.
Программный инструмент выполнен в Excel предназначен для выполнения финансовых анализов предприятий.
Система анализа предприятий.
Информативный финансовый анализ предприятие легко провести с помощью аналитической системы от профессиональных специалистов в области экономики и финансов.
Пример финансового анализа рентабельности бизнеса.
Таблица с формулами и функциями для анализа рентабельности бизнеса по финансовым показателям предприятия.
Пример как вести управленческий учет в Excel
Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.
Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.
Примеры управленческого учета в Excel
Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.
Справочники
Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.
Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.
Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.
Удобные и понятные отчеты
Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет.
Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.
Учет доходов
Присмотримся поближе.
учет, отчеты и планирование в Excel
Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.
При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.
Учет расходов
Для заполнения отчета применили те же приемы.
Отчет о прибылях и убытках
Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.
В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.
Анализ структуры имущества кафе
Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).
Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:
Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.
Скачать пример управленческого учета в Excel
По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.
Cтатьи затрат
Итак нам нужен бюджет проекта, который состоит из статей затрат. Для начала сформируем в Micfosoft Project 2016 список этих самых статей затрат.
Будем использовать настраиваемые поля для. Формируем таблицу подстановки настраиваемого поля типа Текст для таблицы Ресурсы, например как на этом рисунке (конечно у вас будут свои статьи затрат, данный перечень только как пример):
Рис. 1. Формирование списка статей затрат
Работа с настраиваемыми полями была описана в Учебном пособии по управлению проектами в Microsoft Project 2016 (см. раздел 5.1.2 Веха). Для удобства поле можно переименовать в Статьи Затрат. После формирования списка статей затрат их необходимо присвоить ресурсам. Для этого добавим поле Статьи Затрат в представление Ресурсы и каждому ресурсу присвоим свою статью затрат (см.
Управленческий учет на предприятии: пример таблицы Excel
Рис. 2. Присвоение статей затрат ресурсам
Возможности Microsoft Project 2016 позволяют присваивать только одну статью затрат на ресурс. Это нужно учитывать при формировании списка статей затрат. Например, если создать две статьи затрат (1.Зарплата, 2.Отчисления на соцстрах) то их невозможно будет присвоить одному сотруднику. Поэтому рекомендуется группировать статьи затрат таким образом, чтобы одну статью можно было назначить на один ресурс. В нашем примере можно сформировать одну статью затрат — ФОТ.
Для визуализации бюджета в разрезе статьей затрат и временных периодов хорошо подходит представление Использование ресурсов, которое необходимо немного модифицировать следующим образом:
1. Создать группировку по статьям затрат (см. Учебное пособие по управлению проектами в Microsoft Project 2016, раздел 2.5 Использование группировок)
Рис. 3. Создание группировки Статьи Затрат
2. В левой части представления вместо поля Трудозатраты вывести поле Затраты.
3. В правой части представления вместо поля Трудозатраты вывести поле Затраты (щелкнув в правой части на правую кнопку мыши):
Рис. 4. Выбор полей в правой части представления Использование ресурсов
4. Установить удобный масштаб для правой части, например, по месяцам. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в заголовке таблицы правой части.
5. Пример бюджета проекта
В результате этих нехитрых действий получаем в Microsoft Project 2016 бюджет проекта в разрезе заданных статей затрат и временных периодов. При необходимости можно детализировать каждую статью затрат до конкретных ресурсов и задач просто нажав на треугольник в левой части поля Название ресурса.
Рис. 6. Детализация затрат по проекту
S-кривая проекта
Для графического отображения изменения затрат во времени принято использовать кривую затрат проекта. Форма кривой затрат типична для большинства проектов и напоминает букву S, поэтому её еще называют S-кривой проекта.
S-кривая показывает зависимость суммы затрат от сроков проекта. Так, если работы начинаются «Как можно раньше» S-кривая смещается к началу проекта, а если работы начинаются «Как можно позже» соответственно к окончанию проекта.
Рис. 7. Кривая затрат проекта в зависимости от сроков задач
Планируя задачи «Как можно раньше» (это установлено в Microsoft Project 2016 автоматически при планировании от начала проекта) мы снижаем риски нарушения сроков, но при этом необходимо понимать график финансирования проекта, иначе на проекте может быть кассовый разрыв. Т.е. затраты на наши задачи превысят доступные финансовые ресурсы, что грозит рисками остановки работ на проекте.
Планируя задачи «Как можно позже» (это установлено в Microsoft Project 2016 автоматически при планировании от окончания проекта) мы подвергаем проект большим рискам срыва сроков.
Исходя из этого, руководитель должен найти «золотую середину», другими словами, некий баланс между рисками нарушения сроков и рисками наступления кассового разрыва проекта.
Рис. 8. Кривая затрат проекта в MS-Excel путем выгрузки информации из MS-Project
Составление бюджета предприятия в Excel с учетом скидок
Бюджет на очередной год формируется с учетом функционирования предприятия: продажи, закупка, производство, хранение, учет и т.п. Планирование бюджета – это продолжительный и сложный процесс, ведь он охватывает большую часть среды функционирования организаций.
Для наглядного примера рассмотрим дистрибьюторскую фирму и составим для нее простой бюджет предприятия с примером в Excel (пример бюджета можно скачать по ссылке под статьей).
Управленческий учет на предприятии с использованием таблиц Excel
В бюджете можно планировать расходы на бонусные скидки для клиентов. Он позволяет моделировать различные программы лояльности и при этом контролировать расходы.
Данные для составления бюджета доходов и расходов
Наша фирма обслуживает около 80-ти клиентов. Ассортимент товаров составляет около 120-ти позиций в прайсе. Она делает наценку на товары 15% от их себестоимости и таким образом устанавливает цену продажи. Такая низкая наценка экономически обоснована плотной конкуренцией и оправдывается большим товарооборотом (как и на многих других дистрибьюторских предприятий).
Для клиентов предлагается бонусная система вознаграждений. Процент скидки на закупку для крупных клиентов и ресселеров.
Условия и размер процентной ставки бонусной системы определяется двумя параметрами:
- Количественная граница. Количество приобретенного конкретного товара, которое дает клиенту возможность получить определенную скидку.
- Процентная скидка. Размер скидки – это процент, что вычисляется от суммы, на которую приобрел клиент при преодолении количественной границы (планки). Размер скидки зависит от размера количественной границы. Чем больше товара приобретено, тем больше скидка.
В годовом бюджете бонусы относятся к разделу «планирование продаж», поэтому они влияют на важный показатель фирмы – маржу (показатель прибыли в процентном соотношении от общего дохода). Поэтому важной задачей является возможность устанавливать несколько вариантов бонусов с разными границами на уровнях реализации и соответствующих им % бонусов. Нужно чтобы маржа удерживалась в определенных границах (например, не меньше 7% или 8%, вед это же прибыль фирмы). А клиенты смогут выбирать себе несколько вариантов бонусных скидок.
Наша модель бюджета с бонусами будет достаточно проста, но эффективная. Но сначала составим отчет движения средств по конкретному клиенту, чтобы определить можно ли давать ему скидки. Обратите внимание на формулы, которые ссылаются на другой лист пред тем как посчитать скидку в процентах в Excel.
Составление бюджетов предприятия в Excel с учетом лояльности
Проект бюджета в Excel состоит из двух листов:
- Продажи – содержит историю движения средств за прошлый год по конкретному клиенту.
- Результаты – содержит условия начисления бонусов и простой счет результатов деятельности дистрибьютора, определяющий прогноз показателей привлекательности клиента для фирмы.
Движение денежных средств по клиентам
Структура таблицы «Продажи за 2015 год по клиенту:» на листе «продажи»:
Модель бюджета предприятия
На втором листе устанавливаем границы для достижения бонусов соответствующие им проценты скидок.
Следующая таблица – это базовая форма бюджета доходов и расходов в Excel с общими финансовыми показателями фирмы за годовой период.
Структура таблицы «Условия бонусной системы» на листе «результаты»:
- Граница бонусной планки 1. Место для установки уровня граничной планки по количеству.
- Бонус % 1. Место для установки скидки при преодолении первой границы. Как рассчитывается скидка для первой границы? Хорошо видно на листе «продажи». С помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 1 бонусной планки[количество]; Объем продаж * процент 1 бонусной скидки; 0).
- Граница бонусной планки 2. Более высокая граница по сравнению с предыдущей границей, которая дает возможность получить большую скидку.
- Бонус % 2 –скидка для второй границы. Рассчитывается с помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 2 бонусной планки[количество]; Объем продаж * процент 2 бонусной скидки; 0).
Структура таблицы «Общий отчет по обороту фирмы» на листе «результаты»:
Готовый шаблон бюджета предприятия в Excel
И так у нас есть готовая модель бюджета предприятия в Excel, которая является динамической. Если граничная планка бонусов находится на уровне 200, а бонусная скидка составляет 3%. Это значит, что в прошлом году клиент приобрел товара в количестве 200шт. А в конце года получит за это бонус скидку 3% от стоимости. А если клиент приобрел 400шт определенного товара, значит, он преодолел вторую граничную планку бонусов и получает скидку уже 6%.
При таких условиях изменится показатель «Маржа 2», то есть чистая прибыль дистрибьютора!
Задача руководителя дистрибьюторской фирмы выбрать самые оптимальные уровни граничных планок для предоставления клиентам скидки. Выбирать нужно так чтобы показатель «Маржа 2» находился хотя бы в приделах 7%-8%.
Скачать бюджет предприятия-бонус (образец в Excel).
Чтобы не искать лучшее решение методом тыка, и не делать ошибок рекомендуем прочитать следующею статью. Там описано как сделать в Excel простой и эффективный инструмент: Таблица данных в Excel и матрица чисел. С помощью «таблицы данных» можно в автоматическом режиме визуализировать самые оптимальные условия для клиента и дистрибьютора.
Loading...